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Le syndic et la trésorerie de la copropriété

Publié le par AIPI 93

Le syndic et la trésorerie de la copropriété

Le syndic et la trésorerie de la copropriété
(c) SipaIllustration Immo

Le syndic est tenu de respecter des obligations comptables et financières. Il est chargé de tenir une comptabilité séparée parcopropriété qui fait apparaître la situation de chaquecopropriétaire à l'égard du syndicat.

- Les comptes de la copropriété 
Les comptes présentés à l'assemblée générale comprennent :
- le budget prévisionnel et ses annexes, 
- la situation de trésorerie,
- l'état des dépenses et des recettes,
- le comparatif avec l'exercice précédent,
- l'état des dettes et des créances.
 L'état des dettes tiendra compte de toutes les sommes dues par la copropriété à partir des contrats signés ou des commandes passées que la facturation soit établie ou non.

- Compte bancaire ou postal séparé 
Le syndic doit procéder à l'ouverture d'un compte séparé dans les 3 mois de sa désignation ou de son renouvellement, faute de quoi son mandat est frappé, de plein droit, de nullité. L'assemblée générale peut cependant renoncer à l'ouverture d'un compte séparé si le syndic est un professionnel. 
Si les fonds du syndicat des copropriétaires sont versés sur un compte séparé, les éventuels produits financiers et charges seront affectés au syndicat de copropriété. Si les fonds du syndicat des copropriétaires sont versés au compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndic (ou « compte unique »), le sort des éventuels produits financiers sera fixé par l'assemblée générale au moment du vote du contrat de syndic. 
Dans tous les cas, les fonds correspondant aux provisions spéciales pour travaux prévus et les fonds provenant d'indemnités diverses (assurances ou procédures) seront déposés sur un compte spécial dont les intérêts profiteront au syndicat des copropriétaires. Dans la mesure où des produits financiers sont affectés au syndicat, il incombe au syndic d'adresser chaque année à l'administration fiscale une déclaration (n° 2561), dont il doit remettre le double à chaque copropriétaire afin qu'il puisse rédiger sa déclaration de revenus. Tout défaut de déclaration est sanctionné par une amende fiscale.
 
- Budget prévisionnel
Le syndic est chargé d'établir le budget prévisionnel de la copropriété et de le soumettre au vote de l'assemblée générale dans les six mois à compter de l'arrêté des comptes de l'exercice précédent. Ne sont pas compris dans le budget les travaux votés par l'assemblée générale et les travaux hors gestion courante dont le règlement est exigible selon les modalités fixées par l'assemblée générale. Le budget et ses annexes figurent au titre des documents qui doivent accompagner la convocation à l'assemblée générale.

- Appels de fonds 
Comme il n'a pas vocation à faire des avances de fonds à la copropriété, le syndic peut exiger :
- le versement de l'avance de trésorerie permanente prévue au règlement de copropriété ou décidée par l'assemblée générale ; 
- le versement des provisions égales au quart du budget voté à moins que l'assemblée générale n'ait fixé des modalités différentes. Les provisions sont exigibles le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale ; 
- le versement des appels de fonds correspondant aux travaux et calendrier voté par l'assemblée générale ;
- Le versement de provisions ou avances spéciales pour faire face à des dépenses non prévisibles ;
- des réserves. 
Les sommes dues par les copropriétaires au titre des différents appels de fonds portent intérêts au taux légal, au profit du syndicat, à compter d'une mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, par le syndic au copropriétaire défaillant.

- Approbation des comptes
Chaque année, le syndic doit faire approuver les comptes de l'exercice clôturé par l'assemblée générale.  Pendant le délai s'écoulant entre la convocation et la tenue de l'assemblée, les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats, etc.) sont tenues à la disposition des copropriétaires au moins un jour ouvré. L'assemblée peut décider que cette consultation aura lieu le jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus. 
L'approbation des comptes aura lieu à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés. Elle emportera alors l'obligation, pour les copropriétaires, de payer leur quote-part des charges. Le refus de l'approbation oblige le syndic à présenter à nouveau les comptes à l'assemblée générale.

- Le recouvrement des charges
Le syndic doit employer tous moyens aux fins de recouvrer les créances du syndicat auprès de chaque copropriétaire. Il peut procéder par l’envoi de relance, de mise en demeure, de commandement de payer, d’injonction de payer, ou par voie de saisie. Il peut prendre toute mesure de nature à garantir le paiement de la créance par la prise d’hypothèque légale ou conventionnelle. Enfin, en cas de vente du lot, il peut faire opposition sur le prix de vente entre les mains du notaire pour la mise en œuvre du privilège immobilier (hypothèque par exemple).

(Avec l’UNIS, l’Union des Syndicats de l’Immobilier).

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